Censimento Cimiteriale

Finalità del servizio

Scopo del progetto è quello di fornire all’Ente uno strumento in grado di rispondere alle esigenze dell’ufficio “Servizi Cimiteriali” relativamente alle problematiche legate alla gestione delle domande, dei contratti, dei pagamenti, dei concessionari, attraverso la costituzione e la messa in esercizio di un sistema informativo integrato che garantisca l’efficientamento e l’ottimizzazione delle attività di competenza. Il sistema, rappresenterà lo strumento operativo attraverso il quale l’Ente potrà porre in relazione archivi fondamentali come quello dei defunti, dei concessionari, delle postazioni cimiteriali, dei dati cartografici, in modo semplice e veloce, garantendo, al contempo, un interfaccia telematica, mediante la quale interrogare le postazioni di interesse, determinare l’ubicazione dei defunti, consultare la mappa del cimitero, visualizzare la dislocazione delle aree, dei settori, dei riquadri cimiteriali e dei percorsi disponibili.

Attività oggetto del servizio e condizioni operative

Per la realizzazione del sistema informativo integrato a supporto dei servizi cimiteriali, Toorange effettuerà una capillare attività di ricognizione della struttura con riferimento a tutti gli elementi cimiteriali destinati all’accoglimento di resti, salme, ossa, ceneri, attualmente presenti   e alla loro successiva ricostruzione digitale all’interno del software fornito. Questo specifico servizio di restituzione logica della struttura cimiteriale all’interno dell’applicativo informatico, verrà svolto in parte presso il cimitero del comune e in parte presso gli uffici del Comune da personale qualificato, addetto al servizio. Il personale disporrà dell’idonea strumentazione informatica necessaria allo svolgimento del servizio e il materiale suddetto sarà fornito dalla Toorange per il periodo necessario al completamento del lavoro.
L’attività non prevede il data entry delle informazioni riferite ai contratti di concessione, che rimane un’attività in capo ai dipendenti dell’ufficio comunale.
Le attività oggetto del servizio comprenderanno:

• Sopralluogo conoscitivo presso il/i cimitero/i dell’Ente;
• Ricognizione e ridefinizione logica della struttura cimiteriale;
• Restituzione grafica all’interno dell’applicativo gestionale della struttura e di tutte le postazioni cimiteriali con l’indicazione puntuale delle tipologie di elemento (loculi, ossari, urne, cappelle, campi, aree, etc.) e della corrispondente ubicazione (di numeri, lettere, file, settori, aree, etc.);
• Attività di censimento per rilevazione fisica dei defunti e servizio di data-entry puntuale (nome, cognome, data nascita, data decesso);
• Caricamento anagrafiche concessionari da file Excel in possesso dell’Ente;
• Supporto organizzativo all’attività di ricostruzione dell’archivio informatico delle concessioni nei momenti di inattività presso la sede cimiteriale.

Vantaggi legati al Servizio

• Creazione di una banca dati relazionale ad accesso condiviso e conoscenza puntuale dello stato cimiteriale alla data (Posizioni occupate; posizioni libere; dislocazione degli elementi cimiteriali)
• Superamento dei limiti connessi alla memoria storica individuale del personale custode. Limiti che sovente finiscono per paralizzare il lavoro degli uffici, nei transitori di avvicendamento.
• Razionalizzazione dei settori Cimiteriali;
• Definizione certa e puntuale dei dati di base necessari alla gestione delle politiche di recupero economico (contratti scaduti; concessioni sospese; diritti non versati; postazioni abbandonate; morosità su avvisi di pagamento lampade votive; ecc.).